文献数据库是为用户服务提供、进行Internet上网服务、进行文献计量的基础，是进行文献处理自动化、自动标引、自动文摘的素材。数据库质量不高，不仅会使馆藏文献检索不出来，而且还会出现检索出来的文献在馆藏中找不到等现象，因此，文献数据库质量的好坏直接影响馆藏文献的利用，影响为用户服务的质量。提高文献数据库管理质量迫在眉睫。
文献数据库的建设是一个长期积累的过程，不是一朝一夕的事，对数据库进行质量后期控制必须加强。但文献数据库的质量控制较为繁琐，需要在日常工作中不断地发现问题，解决问题。
问 题
在对文献数据库检索过程中，我们发现影响文献数据库的质量问题比较典型的有：
1.缺少不应缺少的字段。
2.叙词词形错误，与词表不一致。
3.乱码或存在不应存在的字符。
4.数据字段位置不对。
5.子字段混在一起，无子字段分割符，无法分开。
6.同一字段中的子字段颠倒。7.排版命令出现在数据库中。
8.本应一一对应的字段，出现一对多、多对一的情况。
9.英文单词词形错误。
10.著录不规范、不统一。
11.相关字段不匹配等。
措 施
为解决这些问题，我们采用了中国科技信息研究所研制开发的、具有多媒体信息管理、全文检索、运行速度快等特点的quick ims通用信息管理系统。为满足刊库的质量控制要求，还自行开发了一些实用程序，如：
1.通用的字段校对程序。
2.主题索引自动编排程序。
3.判断字段内容出现次数程序。
4. 用于套录外文文献，接收转换英文光盘数据程序。
5.回装数据程序等。
同时，为加强文献数据库质量控制，我们还采取了有效的控制措施，大大地提高了文献数据库质量。
字段设置：在定义数据库结构时，字段设置明确以方便质量控制、输出转换。
著录与查重：省去著录工作单这一环节，直接在屏幕上著录。录入时强调使用隐含值定义功能。录入机构代码，然后利用机构库转换生成机构的中文字段和英文字段。
校对、回装中文字段、英文字段：输出外文题目与外文文摘字段，输出时带字段标识符，利用word perfect系统校对英文单词词形，保证单词词形的准确性。校对完成后，回装数据。输出中文题目和中文文摘字段，利用黑马中文校对系统校中文题目和中文文摘。
相关字段校验：输出刊名与issn、cn对照清单、issn、cn与刊名对照清单，可以方便地发现一对多、多对一的情况。
倒排或打印比较检查：对某些字段单独打印输出或倒排后浏览数据词典，进行比较即可发现错误。例如馆藏单位代码及索取号字段，馆藏单位代码长度2位且是固定的，一看便知是否正确。对大部分字段、全部子字段进行比较检查，可发现录入数据字段位置错误，子字段标识符混乱的情况，进行同类检查可保证字段内容在应该存放的字段中。
规范数据库维护：转换汉字操作系统的汉字-拼音对照表，建立字音数据库，生成根据字音库转换出来的拼音字段，与数据库中的个人责任者拼音字段比较，可以发现著录时发音不准、拼写错误等情况。注重机构库的日常维护，发现机构库中未出现的机构，及时编码并维护机构数据库。同时利用机构数据库可对已经形成的数据库中的机构字段统一，避免一个机构多种名称的情况，将机构编码表提供用户可方便用户检索。
校对机构代码和主题词：利用校对程序校对机构代码和主题词，打印出在规范词典中未出现的机构代码清单和主题词清单。
主题词数据库：对于无主题词库的单位，打印排序生成主题词的清单，将此清单与主题词表比较校对，可减少编辑校对主题词的工作量。主题词库可由已形成的数据库生成，排序打印主题词清单，与主题词表对照，修改数据库后转换生成用于校对主题词的主题词数据库，逐步完善，提供准确的主题词数据库供校对用。
生成对应的英文字段：利用汉英主题词数据库生成英文主题词字段，利用机构数库生成机构的中文名称字段、英文名称字段。
辅助数据库：在出版文摘时，需要多个辅助的数据库，汉英主题词对照库、字音库、调序的中文主题词数据库、调序的英文主题词数据库、个人责任者数据库、机构库等。
排版输出：利用版式生成程序输出文摘正文和各种索引，保证了版式的一致和编排形式的多样性，编辑校对大样时间可大大缩短。
根据馆藏的文献检索添加馆藏单位代码、索取号，翻译题目，利用主题词词库自动生成中文叙词，形成完整的记录，文献数据库的建立为我们利用文献提供了方便，大大降低了人力、物力，提高了工作效率，但文献数据库的建立与维护是个艰苦的过程。在国内多个“联机编目系统”已经立项启动的情况下，还应加强各种附助词典编制及数据库的建设，尤其是机构代码数据库编制任务非常繁重。(T004)
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